Dans Outlook, une action (ou étape) rapide correspond à une série d’opérations paramétrables qui, lorsque l’action est activée au clic ou à l’aide d’un raccourci clavier, s’appliquent automatiquement au message sélectionné. Une règle correspond également à une série d’opérations paramétrables, mais celles-ci s’appliquent automatiquement aux courriels répondant à des critères précis : lorsque les conditions définies par l’utilisateur sont réunies, la règle s’active d’elle-même dès la réception du courriel, sans avoir à cliquer sur un bouton d’activation ou à effectuer un raccourci clavier.
Les actions rapides, même celles proposées par défaut, ainsi que les règles sont toutes personnalisables. Le paramétrage des règles, autres que celles proposées par défaut pour le déplacement vers un dossier, peut toutefois être plus complexe puisqu’il requiert la configuration de conditions, d’actions et d’exceptions qui doivent être respectées pour que la règle s’applique et que les opérations s’enchainent sans intervention humaine.
Il serait donc possible d’apposer une catégorie à un courriel, de le déplacer dans un dossier spécifique et de le marquer pour suivi dès sa réception, par exemple, en une seule étape.
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